Integritetspolicy – JWK

När behandlar vi dina personuppgifter?

JWK värnar om din personliga integritet och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (GDPR) samt vid var tid tillämplig svensk dataskyddslagstiftning.

Denna integritetspolicy beskriver hur JWK behandlar personuppgifter när du:

besöker vår webbplats,
kontaktar oss via e-post, telefon eller kontaktformulär,
företräder en befintlig eller potentiell kund eller annars har kontakt med oss inför ett uppdrag,
är föremål för kundkännedomsåtgärder enligt tillämplig penningtvättslagstiftning
är leverantör, samarbetspartner eller kontaktperson hos en leverantör eller samarbetspartner,
deltar i en rekryteringsprocess hos oss.

Behandling av personuppgifter inom JWK-koncernen

JWK bedriver sin verksamhet genom flera systerbolag inom redovisning. Beroende på vilken kontakt du har med oss eller vilket bolag som tillhandahåller våra tjänster kan dina personuppgifter behandlas av ett eller flera bolag inom JWK-koncernen.

För att kunna administrera våra kundrelationer, tillhandahålla våra tjänster, samordna verksamheten och fullgöra våra skyldigheter enligt lag kan personuppgifter, när det är nödvändigt, delas mellan bolagen inom JWK-koncernen. Sådan delning sker endast för berättigade ändamål och i enlighet med vid var tid tillämplig dataskyddslagstiftning.

Det bolag som bestämmer ändamålen med och medlen för den aktuella behandlingen är personuppgiftsansvarigt för behandlingen, om inte annat anges.

Personuppgiftsansvarig

JWK är personuppgiftsansvarig för de behandlingar där vi själva bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Detta gäller exempelvis när vi behandlar personuppgifter inom ramen för kundkännedom (KYC) och andra skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning, samt när vi behandlar kontaktuppgifter för att administrera kundrelationer, rekryteringsprocesser och i förekommande fall marknadsföra våra tjänster till befintliga och potentiella kunder.

Personuppgiftsbiträde

När JWK tillhandahåller redovisnings-, löne- eller administrativa tjänster behandlar vi i vissa fall personuppgifter för våra kunders räkning. I dessa situationer agerar JWK som personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifterna enligt kundens dokumenterade instruktioner och i enlighet med ingånget personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal).

För sådan behandling är kunden personuppgiftsansvarig och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Hur samlar vi in och behandlar personuppgifter?

Vi samlar i första hand in personuppgifter direkt från dig. I vissa fall kan vi även erhålla personuppgifter från andra källor, exempelvis din arbetsgivare, bolag där du är ägare eller företrädare, offentliga register eller myndigheter. Personuppgifterna behandlas för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtal med dig eller din arbetsgivare samt för att uppfylla de rättsliga förpliktelser vi har enligt tillämplig lagstiftning. JWK använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga eller på annat sätt betydande konsekvenser för dig.

Översikt över vår behandling av personuppgifter

Ändamål med behandlingen	Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund	Lagringstid
Hantering av kundrelationer och uppdragsavtal	Namn, kontaktuppgifter, befattning, företagstillhörighet, korrespondens och avtalsuppgifter	Fullgörande av avtal samt berättigat intresse	Under avtalsförhållandet och därefter enligt företagets gallringsrutiner samt så länge det krävs enligt lag eller för att tillvarata rättsliga anspråk
Kommunikation med kunder och kontaktpersoner	Namn, telefonnummer, e-postadress, befattning och korrespondens	Fullgörande av avtal samt berättigat intresse	Så länge kundrelationen består och därefter enligt företagets gallringsrutiner
Hantering av förfrågningar via webbplats, e-post eller telefon	Namn, kontaktuppgifter, företagstillhörighet och uppgifter som lämnas i förfrågan	Berättigat intresse för att kunna besvara frågor och ge service inför ett eventuellt samarbete	Upp till 2 år efter avslutad dialog om inget uppdrag inleds
Genomföra en kundkännedomsprocess	Uppgifter som krävs enligt lag, exempelvis bokförings-, skatte- eller penningtvättsregelverk	Rättslig förpliktelse enligt lag (2017:630) om åtgärder mot penning-tvätt och finansiering av terrorism	Minst 5 år enligt lag, högst 10 år om det är nödvändigt för att förebygga, upptäcka eller utreda penningtvätt eller finansiering av terrorism
Marknadsföring till befintliga och potentiella kunder	Namn, kontaktuppgifter, företagstillhörighet och information om tidigare kundrelation eller intresseanmälan	Berättigat intresse eller samtycke där så krävs enligt marknadsföringslagen	Till dess att mottagaren invänder mot behandlingen eller återkallar sitt samtycke
Genomförande av kundundersökningar och kvalitetsuppföljning	Namn, kontaktuppgifter och lämnade synpunkter	Berättigat intresse för att kunna utvärdera och förbättra våra tjänster	Så länge det behövs för uppföljning och verksamhetsutveckling enligt företagets gallringsrutiner
Hantera rekryteringsprocesser	CV, personligt brev, betyg, anteckningar från intervjuer, referenser	Berättigat intresse att utvärdera kandidater och tillsätta tjänsten	Under pågående rekrytering samt i 2 år efter avslutad process för att för att tillvarata eventuella rättsliga anspråk

Mottagare av personuppgifter och tredjelandsöverföringar

Personuppgifter kan delas med leverantörer av IT-system, molntjänster, ekonomisystem, dokumenthantering, digital signering, kommunikationstjänster och andra personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter för vår räkning. Personuppgifter kan även lämnas ut till myndigheter när detta krävs enligt lag.

I vissa fall kan våra leverantörer eller samarbetspartners behandla personuppgifter utanför EU/EES eller lagra uppgifter på servrar som är placerade utanför EU/EES. Om en sådan överföring sker säkerställer vi att den genomförs i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Detta innebär att överföringen endast sker med stöd av en giltig överföringsmekanism, exempelvis ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (SCC), i förekommande fall kompletterade med lämpliga skyddsåtgärder.

Den registrerades rättigheter

Du har rätt att få information om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och att begära en kopia av dessa (registerutdrag), samt begära rättelse av felaktiga uppgifter. Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering av dina personuppgifter, begränsning av behandlingen, invända mot behandlingen samt få ut de personuppgifter du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (dataportabilitet). Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla detta. Du har också rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakt

JWK Analycera AB, org.nr. 556699-7119

JWK Liljeholmen AB, org.nr. 559055-1197

JWK Norrköping AB, org.nr. 556810-1413

JWK Skatterådgivning AB, org.nr. 559272-3984

JWK Söder AB, org.nr. 556953-0867

JWK Södertälje AB, org.nr 556780-8091

Gemensam kontakt

E-post: info@jwk.se

Telefon: 08-53440570

Vi uppdaterar denna information vid behov för att säkerställa att den är aktuell. Om du har frågor om hur vi på JWK behandlar personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.